+7 (495) 332-37-90Москва и область +7 (812) 449-45-96 Доб. 640Санкт-Петербург и область

Возможен ли электронный документо оборот приказов по личному составу

Возможен ли электронный документо оборот приказов по личному составу

Процедура издания приказов и распоряжений состоит из отдельных этапов, которые осуществляются в определенной последовательности. Сразу стоит отметить, что приказ и распоряжение относятся к распорядительным документам 1 , издаваемым в условиях единоличного принятия решения. В таких условиях власть по всем вопросам управления на предприятии в целом принадлежит его руководителю, а по вопросам управления внутри структурного подразделения — руководителю соответствующего уровня. При этом нужно отметить, что поручения и решения, содержащиеся в приказах или распоряжениях, обязательны для исполнения всеми или определенными сотрудниками предприятия. Приказ — это правовой акт, издаваемый руководителем предприятия его структурного подразделения , действующим на основе единоначалия в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед предприятием.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

Содержание:

Электронный документооборот в кадровом делопроизводстве

Регистрационный номер документа — реквизит многофункциональный. Помимо своего основного предназначения — порядковой нумерации документов, индекс документа помогает решать самые разные задачи.

По конечным порядковым номерам в конце года можно проследить рост объема документопотоков, проходящих через организацию, а значит, через секретаря, что свидетельствует о росте персональной нагрузки и может стать основанием для законных требований о повышении заработной платы или увеличения штата секретариата.

ГОСТ Р 6. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Так, нумерацию исходящих писем дополняют кодом подразделения, выступившего инициатором документа. Во избежание путаницы с определением распорядительного документа кадровые приказы нумеруют с присвоением индекса К кадровый или ЛС по личному составу , номер распоряжения принято дополнять литерой Р. При поступлении запроса на поиск документа секретарь по номеру, точнее — по дополнительно присвоенному индексу, легко может сориентироваться, в каком деле папке его искать, например:.

Дополнив порядковый номер поступившего документа литерой Ф факс или Э электронная почта можно решить проблему учета способа доставки письма в вашу организацию без увеличения регистрационных форм журналов.

Однократность регистрации. Документ в стенах одного учреждения регистрируется единожды при создании или получении. Путешествие из подразделения в подразделение документ совершает под своим уникальным номером, то есть внутренние подразделения, получив документ, учитывают его под первоначально присвоенным индексом, а не присваивают новый. Это правило распространяется как на распорядительную документацию, так и на служебную переписку.

Своевременность регистрации. Согласно п. Подобные требования обоснованы тем, что задержка документа на этапе регистрации снижает время на фактическое исполнение к указанному сроку. Такое промедление может обернуться для сотрудников или даже всего учреждения, вне зависимости от формы собственности, негативными последствиями.

Порядок и сроки прохождения регистрации следует отразить в инструкции по делопроизводству конкретной компании. Разделение регистрационных учетов. Для каждого вида документов ведется своя отдельная регистрация. Так, в отдельных регистрационных формах учитывают:. Должны ли прошиваться журналы регистрации входящей и исходящей почты? Журналы регистрации входящей и исходящей корреспонденции не относятся к категории строгой отчетности, а срок их хранения составляет 5 лет. Более того, журнал регистрации допускается вести в электронном виде.

Таким образом, прошивать данный вид журналов не требуется. Нужно ли регистрировать письма, присланные по факсу? Регистрируются ли сообщения, полученные по электронной почте?

Заводить отдельные регистрационные формы для учета документов, поступивших в офис нестандартным способом, не всегда целесообразно. Но данный вопрос лежит за рамками полномочий секретаря. Раньше этой даты документ вступить в законную силу не может. Представьте, что спустя время станет известен какой-либо негативный факт за период с 1 по 10 июня, влекущий соответствующие последствия наказание для того лица, кто был назначен ответственным. Каким образом сотрудник сможет доказать свою невиновность?

Более того, как он мог предотвратить наступление данного факта или вовремя исполнить поручение, которого на тот момент ему никто не давал? Возлагать на сотрудника какую-либо ответственность или поручать исполнение задания задним числом ни в коем случае нельзя. Какими нормативными документами регламентируется регистрация внутренних приказов по организации? Сегодня строгих правил присвоения регистрационных номеров внутренним документам законодателем не установлено.

Каждая компания вправе принимать любые формы регистрации, закрепив их в собственной инструкции по делопроизводству. Традиционно приказы организации делятся на две основные группы: по основной деятельности и по личному составу.

Регистрация приказов ведется отдельно по каждой группе валовой нумерацией в пределах календарного года. Во избежание путаницы и задвоенности номера кадровых приказов принято дополнять литерой К кадровый или ЛС по личному составу. Следует отметить, что правила в области делопроизводства возникли не вдруг: каждое из них оттачивалось годами методом проб и ошибок.

Сегодня соблюдение простых правил, одинаково подходящих и для маленьких компаний, и для больших холдингов, позволяет секретарю переходить из организации в организацию без потери профессионализма, а также самому предприятию развиваться без дополнительных затрат на кардинальное форматирование стандартных документационных процессов. У предложенного варианта нумерации приказов по дате есть существенный недостаток — он не подходит для компании, где в день может издаваться более одного приказа.

Где гарантия, что небольшое опытное предприятие завтра не вырастет в крупный производственный холдинг? В нашей организации все письма регистрируются исполнителями в журнале самостоятельно, то есть любой исполнитель, который готовит письма, может в отсутствие секретаря самостоятельно зарегистрировать исходящий документ. Возможна ли регистрация без ведома секретаря и имеют ли работники предприятия право свободного доступа к журналам регистрации?

Можно ли перевести журнал регистрации в электронную форму например, в формате Excel , а традиционный бумажный журнал не использовать вообще? Форму регистрационного учета в тетради, Excel или СЭД и порядок внесения записей организация определяет самостоятельно.

При этом отсутствие на рабочем месте секретаря не должно останавливать или тормозить бизнес-процессы. Сегодня все большую популярность приобретает децентрализованное ведение единой учетной базы в электронном виде.

Для этого используют общую компьютерную сеть, выкладывая в общий доступ журнал учета. Во избежание преднамеренного или случайного искажения уже внесенной информации следует предусмотреть защиту данных, а также дифференцированно подойти к предоставлению прав доступа к базе персоналу: работникам, ответственным за делопроизводство структурного подразделения предоставляется право вносить новые записи, в то время как остальной персонал может использовать информацию только для просмотра поиска.

Переход к электронным формам учета документов раскрывает новые возможности в области делопроизводства, облегчая процесс регистрации, а также значительно снижая временные затраты секретаря на поиск информации о поступившем отправленном документе по запросу коллег и клиентов. Можно ли вести единые журналы регистрации входящей, исходящей и внутренней документации организации сразу по всем структурным подразделениям или в каждом подразделении должны быть свои журналы?

В целях обеспечения эффективной поисковой системы организации целесообразно иметь единые журналы учета для поступающей извне корреспонденции, для отправляемых документов, а также для внутренних распорядительных документов.

В этих журналах фиксируется факт получения, отправки, издания организацией документов. А вот организовать регистрацию служебных и докладных записок следует, учитывая структуру компании: в крупных организациях структурные подразделения могут самостоятельно вести журнал этих документов, в небольших фирмах данную обязанность можно возложить на секретаря.

Но наряду с регистрацией организация должна наладить учет прохождения всех этих документов между внутренними структурными подразделениями. Данный учет достигается разными способами:. Следует отличать учет документа от его регистрации. Так, поступивший от сторонней организации документ регистрируется с присвоением входящего номера секретарем уполномоченным сотрудником.

Получив такой документ, сотрудник, ответственный за делопроизводство структурного подразделения организации, вносит сведения о нем в свой журнал учета под тем номером, под которым документ вошел в организацию.

Объем документооборота — это количество документов, проходящих через организацию или ее подразделение. При этом различают три основных потока:.

Регистрация документов учитывает эти документы, но никак не влияет на их количество. Вне зависимости, будет служебная записка зарегистрирована или нет, она увеличивает на 1 количество созданных поступивших на исполнение внутренних документов. Пункт 3. Служебные записки и докладные можно регистрировать по месту издания в структурном подразделении или централизованно у секретаря.

Выбор способа регистрации зависит от структуры организации и должен быть прописан в инструкции по делопроизводству. В одном конверте приходят счета за месяц. Как их регистрировать: все счета под одним номером или каждому счету необходимо присвоить свой регистрационный номер?

Какие документы регистрируются в службе ДОУ? Должна ли я регистрировать бухгалтерские документы? В делопроизводстве различают три автономных документопотока: общие документы, кадровые и бухгалтерские.

В зону ответственности секретаря входят общие документы, порядок работы с которыми определяет инструкция по делопроизводству. Извлечение из Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти утверждены приказом Росархива от Прохождение в т. Однако на практике нередки случаи, когда секретарю вменяется в вину утрата бухгалтерских счетов, актов и пр.

Во избежание конфликтов секретари вынуждены вести учет поступающих по почте первичных бухгалтерских документов. При этом учитывать отдельно каждый счет и акт, поступившие от одной организации в одном конверте, излишне — достаточно просто указать наименование этой организации и общую информацию о содержимом конверта. Закажите демонстрацию системы Мы свяжемся с вами, проконсультируем по интересующим вопросам, подготовим персональную демонстрацию в удобное для вас время. Оставить заявку. Главная О документообороте Интересные материалы Делопроизводство, электронный документооборот Интересные материалы Регистрация документов в вопросах и ответах.

Регистрация ведется в пределах календарного года. Ежегодно 1 января нумерация практически всех видов документов приказов, входящих и исходящих писем, протоколов и т. Исключение составляют описи дел постоянного хранения. Данные описи имеют один номер и сквозную нумерацию пунктов в течение всего срока существования организации.

Полнота отражения информации о документе при регистрации. Помимо традиционно учитываемых сведений, учетные формы следует дополнить графами, в которых бы отражалась дополнительная информация, наиболее часто запрашиваемая сотрудниками или клиентами например, способ отправки. Перечень учитываемых признаков следует прописать в инструкции по делопроизводству. Единообразие регистрационного учета вне зависимости от его формы или формы поступления создания документа.

Учет документов в организации строится по одним и тем же правилам, вне зависимости от принятой формы регистрации: от руки в журнале, в Excel или при помощи специализированной программы электронного документооборота. Допустимо ли регистрировать приказы после уже произошедшего события, например, приказ о назначении ответственного лица с Как объяснить, что так делать недопустимо?

Наш отдел фиксирует прохождение каждого документа, попадающего в отдел, в т. Начальник отдела кадров считает, что так мы увеличиваем документооборот, поскольку внутренние документы не подлежат регистрации. Есть ли нормативный акт, в котором говорится о том, что такие документы необходимо регистрировать? В нашей организации небольшой документооборот и внутренние документы мы не регистрируем.

Все объяснительные, докладные и служебные записки хранятся у руководителей структурных подразделений в папках.

«Цифровые кадры»: можно ли перевести кадровую документацию в электронный вид?

Целью дисциплины является формирование у студентов комплекса современных знаний, умений и навыков, необходимых для профессиональной деятельности в области информационного и документационного сопровождения, использование систем электронного документооборота СЭД для более эффективного управления документооборотом в организации. Использование справочно-правовых систем СПС при решении широкого круга задач в профессиональной деятельности. Задачи дисциплины: предоставление глубоких и систематизированных знаний об организации работы по документационному сопровождению основной деятельности, рассмотрение правил оформления управленческих документов, освоение системы электронного документооборота.

Регистрационный номер документа — реквизит многофункциональный. Помимо своего основного предназначения — порядковой нумерации документов, индекс документа помогает решать самые разные задачи. По конечным порядковым номерам в конце года можно проследить рост объема документопотоков, проходящих через организацию, а значит, через секретаря, что свидетельствует о росте персональной нагрузки и может стать основанием для законных требований о повышении заработной платы или увеличения штата секретариата.

Понятие документооборота, требования к его организации. Подсчет объема документооборота. Анализ документооборота. Перевод документооборота в электронный.

Приказ об оптимизации электронного документооборота. Приказ на внедрение сэд

Как известно, кадры решают все. А можем ли мы решить все вопросы, связанные с кадровой документацией, с помощью ЭДО? Использование электронных документов далее — ЭД в кадровом документообороте — один из наиболее спорных моментов в законодательстве РФ. С одной стороны, законодатель расширяет область применения ЭД в официальных отношениях, с другой, намекает на ограничения использования ЭД в некоторых областях. К таковым относятся и отношения между работодателем и работником. Рассмотрим, какие привилегии и ограничения имеют обе стороны трудовых отношений в случае использования ими ЭД. Напомним, что Распоряжением Правительства РФ от

Регистрация документов в вопросах и ответах

Подписчики этой рассылки получают уведомления о выходах новых номеров журнала, о новых запланированных прямых телефонных линиях, о выходе наших новых проектов и начале очередной подписной кампании. Средняя периодичность рассылки 2—3 раза в месяц. В году были приняты новые нормативные правовые акты по работе с электронными документами 1 , а также внесены изменения в ряд действующих 2. Основной целью указанных изменений стало расширение возможностей применения электронного документооборота в деятельности организаций. В Республике Беларусь достаточно давно применяются технологии электронного документооборота.

Сегодня электронный документооборот смело врывается в нашу жизнь, сегодня практически все компании применяют электронные документы, пользуются электронной почтой , электронные декларации, тем более что для налогообложения НДС обязательность деклараций установлена законодательно.

.

Электронный документооборот (заочная форма обучения)

.

ПОСМОТРИТЕ ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Автоматизация учета трудовых договоров ЭТД

.

Приказ и распоряжение: процедура издания на предприятии

.

Электронный документооборот организации - движение электронных документов в Приказы по личному составу, срок хранения* Возможны ли исправления в журналах учета трудовых книжек, личных дел, приказов и т. д.

.

.

.

.

.

.

.

Комментарии 5
Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий

  1. Андроник

    Такие как вы приближают вторые 90-е. Когда говорят что полиция бездействует вступают в силу пацаны.

  2. credanabti92

    Подскажите у меня фиат дукато маловантажный грузовой фургон должен я проходить отк если авто не используется для зароботка

  3. olheevo1988

    Вот категорично не согласен, когда адвокат знает практику, он с вероятностью 99,9 процентов сможет спрогнозировать будет хорошо или же нет, касательно скандалов, тут нужно отличать скандал от жаркой дискуссии со следователем в попытке отстоять права доверителя, а адвокат который горой стоит за своего подзащитного поверьте мне сможет куда больше чем тот кому вы безразличны!

  4. Прокл

    А потом люди наслушавшись таких советов без сопротивления сядятся в машины полиции и умирают в отделениях, как Станислав Главко в Нижнем Тагиле, на которого повесить 2 уголовки хотели следаки. Или как Рустам Крычев в Петербурге после доставления в 23-й отдел полиции УМВД был повешеным на полицейском ремне найден в кабинете.

  5. Селиван

    Правильно юрист сказал государство гавно. Оно должно давно было сделать четкие и доступные правила. А тут люди начали давить. Так кидало гарант отомстил поборами, чтоб украсть перед выборами! Люди хотели платить РАЗУМНЫЕ ставки в самой бедной стране. Не хотели обманывать хоть и конченное но государство за это и вышли. И были наказаны автоолигархом с бизнесом в рашке (не только кондитерским). Конечно он не их агент, всем это понятно. А идиоты что насмехаются с бляхеров смеются с себя и своих детей что небудет доступно то что в европе доступно любому даже бедному гражданину. Будем ездить на лохмитте за дорого! Люди незрелые, лиш бы тому кто что-то делает пусть будет плохо. На том жид и сыграл. А проиграют бедные опять на вазах будут ездить и тихо гибнуть на дорогах, где больше потери чем на войне.

© 2018-2021 tyarlevo-club.ru