+7 (495) 332-37-90Москва и область +7 (812) 449-45-96 Доб. 640Санкт-Петербург и область

Как правильно называются входящие письма

Как правильно называются входящие письма

В статье разберем основные ошибки, которые допускают секретари, делопроизводители, а часто и руководство в обращении с документами организации. Рассмотрим эти ошибки, расположив их по процессам управления документами. Логика, которой руководствуются секретари, помещая в одну регистрационную форму и входящие, и исходящие документы, понятна: все документы учитываются по видам, значит, все письма будут регистрироваться в одном журнале. Однако такой подход ошибочен. Во-первых, при регистрации входящих документов секретарю нужно учитывать одни сведения и реквизиты, а при регистрации исходящих документов — совсем другие Таблица 1. Трудно сказать, как удается секретарям, совершающим эту ошибку, помещать два совершенно разных набора сведений о документах в одну и ту же регистрационную форму.

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: БУМАЖНЫЕ ПИСЬМА 💖 ВХОДЯЩИЕ и ИСХОДЯЩИЕ

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

Содержание:

Как правильно сослаться на исходящее письмо

Любой секретарь знает, что письма делятся на две большие группы: входящие и исходящие. Эти два потока документов существуют в каждой организации. Порядок работы с документами может отличаться, но входящие и исходящие письма есть везде. Где-то их набирается всего несколько единиц за год, а где-то на переписке строится бизнес, поэтому документов скапливается много тысяч.

Дела с корреспонденцией, независимо от их количества, нужно формировать и хранить грамотно. О том, как это делать, расскажем в статье. В организациях, где за все делопроизводство отвечает помощник директора как правило, в небольших или канцелярия, дела с перепиской формируются и хранятся централизованно. При децентрализованной системе делопроизводства эта работа ведется самостоятельно в каждом структурном подразделении. Главное, чтобы в организации или в каждом подразделении был работник, ответственный за формирование и хранение дел с корреспонденцией.

В делах с перепиской должны находиться только оригинальные экземпляры писем — как входящих, так и исходящих. Копии допустимо хранить только в так называемых составных делах, например в делах контрагентов. При организации хранения исходящей корреспонденции очень важно знать, в каких случаях и для каких целей создается визовый экземпляр письма. Это экземпляр исходящего документа, имеющий такую же юридическую значимость, как и основной. Его назначение — остаться в организации, создавшей письмо, после того как его основной экземпляр будет отправлен адресату.

Необходимость создания визового экземпляра исходящего документа зависит от того, каким образом планируется доставлять письмо адресату:. В этом случае при подготовке письма нужно учитывать, что количество его экземпляров будет равно количеству адресатов плюс еще один — визовый — экземпляр.

Таким образом, неверно отправлять письмо по почте или курьером и при этом оставлять в организации только обычную его копию. В дело должен быть помещен равноценный экземпляр исходящего письма, то есть его визовый экземпляр. Независимо от того, каким образом регистрируются письма в организации и каковы их маршруты, корреспонденция должна храниться в строго определенном месте: либо в приемной у секретаря генерального директора, либо в канцелярии, либо у ответственного за ведение делопроизводства в каждом структурном подразделении но не у исполнителей!

В любом случае задачи ответственного за оперативное хранение писем — отслеживать их перемещение и собирать в делах с перепиской оригинальные экземпляры входящих и исходящих документов. Письма нужно помещать в дела без промедления: исходящая корреспонденция подшивается сразу после отправки, а бумажные экземпляры входящих писем могут попадать в дела сразу же после регистрации.

Рассмотрим разные варианты обработки корреспонденции с точки зрения того, как секретарю или другому ответственному за ведение делопроизводства сохранить оригиналы документов у себя, чтобы вовремя поместить их в дела. В организациях, практикующих электронный документооборот, письма остаются в службе делопроизводства или у секретаря, который их регистрирует.

Фактически сразу после сканирования документа и помещения его электронной копии в базу данных бумажный оригинал становится ненужным. В подавляющем большинстве случаев для вынесения резолюции, направления.

Бумажный оригинал сразу после регистрации может быть помещен в дело на оперативное хранение. В исключительных случаях, если руководитель или исполнитель потребует оригинал входящего документа, его можно предоставить по запросу.

Если учет поступающих документов ведется традиционным способом, в бумажных журналах или в электронных табличных редакторах, то оставить у себя оригинал входящего письма секретарю вряд ли удастся. Этот экземпляр отправится на рассмотрение к директору, а затем, с резолюцией, к исполнителю.

В этих условиях письма могут вернуться к секретарю одним их трех способов. Вариант 1: скан-копия письма с резолюцией направляется исполнителю, а оригинал подшивается в дело. Вариант 2: бумажная копия письма с резолюцией передается исполнителю, а оригинал помещается в дело. Вариант 3: исполнитель сам передает оригинал письма секретарю после завершения работы с ним.

Очевидно, что первый вариант — самый простой и быстрый: отсканировать документ и тут же отправить файл по почте займет несколько секунд. Второй тоже достаточно удобен, хотя и потребует чуть больше времени. А вот третий связан с определенным риском: если оборот писем в организации большой, на несколько сознательных работников всегда найдется один, который забудет или не захочет передать секретарю письмо, а то и вовсе потеряет его.

С исходящими документами обратная ситуация: ответственному за хранение переписки сложнее получить оригиналы исходящих документов, если исполнители сами регистрируют их в СЭД. На коллег возлагается обязанность передавать в службу делопроизводства подготовленные и отправленные ими письма.

Но даже если культура обращения с документами в организации находится на высоком уровне, секретарю нужно наладить взаимодействие с коллегами так, чтобы вовремя получать от них оригиналы исходящих документов и помещать их в дела с перепиской.

Идеально, если передача писем на хранение будет максимально естественной и не потребует от исполнителей дополнительных действий, например:. И с этим не нужно тянуть: чем позже будет сделан запрос, тем меньше вероятность, что исполнитель найдет это письмо в своих бумагах. Если регистрацией исходящих занимается секретарь, то получить визовые экземпляры исходящих писем проще простого.

Нужно только следить за тем, чтобы исполнители передавали письма для помещения в дела сразу после того, как они оправлены по электронным каналам связи. Фактически организации практикуют три варианта ведения электронной переписки. При этом с юридической точки зрения безоговорочно признается только один из них: обмен документами, подписанными электронными цифровыми подписями должностных лиц.

Организации обязательно заключают соглашение, в котором оговаривается возможность обмена такими электронными письмами. Как правило, это один из пунктов договора между организациями. Только такая переписка имеет юридическую силу, и в случае серьезных разногласий между организациями эти электронные документы могут быть представлены суду в качестве доказательств. Как правило, сначала оперативно высылается такая копия, а затем отправляется оригинальный экземпляр. Это позволяет исполнителю начать работу с документом еще до момента получения его бумажного оригинала.

И наконец, переписка, которая представляет собой обмен электронными сообщениями по электронной почте. Работники двух организаций могут обмениваться электронными письмами, обсуждая какие-то рабочие вопросы, но когда нужно довести до сведения собеседника особо важную информацию или сделать официальный запрос, готовится полноценное деловое письмо. Чтобы хранить ту часть переписки организации, которая представлена в электронном виде, не нужно делать распечатки.

В целом правила хранения электронных документов такие же, как и для бумажных, но имеют некоторые особенности:. Многие письма, поступающие в организацию и отправляемые из нее, являются сопроводительными.

То есть адресат будет работать именно с приложениями, а письмо. Хранятся сопроводительные письма отдельно от прилагаемых документов. Срок хранения этих писем обычно не превышает стандартных 5 лет — гораздо более важно сохранить приложение, а не сопровождавшее его когда-то письмо.

Дата поступления ответа и то, какое из этих писем является входящим, а какое исходящим, значения не имеет — соблюдается только хронология запросов. Между прочим, в описи совершенно не запрещено выделять цветом пакеты документов, посвященных одному вопросу. Особенно полезно это делать в описях дел, в один том которых входит множество разных документов.

Преимущества такого расположения документов в деле очевидны: вся переписка по каждому конкретному опросу находится в одном месте. При составлении номенклатуры дел переписка организации включается в нее наряду со всеми остальными документами. В какой ее раздел разделы помещать переписку, зависит от того, какой порядок регистрации и хранения переписки существует в организации. Напомним, что переписка может храниться централизованно — в канцелярии, службе делопроизводства или у секретаря генерального директора если организация небольшая или в подразделениях — у секретаря или ответственного за делопроизводство в отделе.

При втором варианте в номенклатурах дел структурных подразделений будут собственные разделы для дел с перепиской. Большая ошибка формировать дела с перепиской, разделяя их только на входящие и исходящие. При этом первыми в списке будут дела с письмами от вышестоящих организаций, государственных органов, ключевых контрагентов Пример 2. Но сориентироваться в этом многообразии легче, чем кажется. Разрабатывая номенклатуру дел и устанавливая сроки хранения для переписки, рекомендуется действовать так:.

Скорее всего, срок хранения большинства дел с письмами будет равен пяти годам, но могут быть и исключения. Дела с перепиской необходимо формировать и хранить в строго определенном месте: у секретаря директора, в канцелярии либо у ответственных за делопроизводство в подразделениях. В дела с перепиской помещаются только оригинальные экземпляры документов. Копий в таких делах быть не должно. Чтобы хранить электронные письма, не нужно делать их бумажные копии — такие дела хранятся в электронном виде.

Дела с перепиской в номенклатуре располагают по контрагентам, по темам или применяют комбинированный способ. Кожанова, специалист по ДОУ и кадровому делопроизводству. Скачать бесплатно демо-номер журнала Подписаться на журнал Для физических лиц Для юридического лица Подписка на эл. Узнать больше: Оперативное хранение документов Сопроводительное письмо Потоки документов в организации Сцилла и Харибда секретарской работы — входящие и исходящие документы.

Подборки материалов Форум для секретарей Подписаться на новости. Выписываете журнал? Я согласен с политикой конфиденциальности.

Как правильно называются входящие письма

Письмо печатается на белой бумаге или бумаге светлых тонов формата А4 x мм или А5 x мм. Датой письма является дата его подписания. Дату оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год — четырьмя арабскими цифрами. Регистрационный исходящий номер письма состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению индексом например, инициалами руководителя направления.

Наверняка все мы сталкивались с ситуацией, когда помнишь, что письмо приказ, информационное сообщение или иной документ приходило, а найти его не можешь или надо в запросе сослаться на документ, который отправляли ранее, а сделать это нельзя, так как не известны ни точная дата отправления, ни иные признаки, позволяющие его идентифицировать. Такое может произойти, если в организации не налажена система регистрации и учета входящих и исходящих документов. О том, как правильно построить эту систему, расскажем сегодня.

Любой секретарь знает, что письма делятся на две большие группы: входящие и исходящие. Эти два потока документов существуют в каждой организации. Порядок работы с документами может отличаться, но входящие и исходящие письма есть везде. Где-то их набирается всего несколько единиц за год, а где-то на переписке строится бизнес, поэтому документов скапливается много тысяч.

Входящие и исходящие документы: регистрируем правильно

Активировать демодоступ. Все документы на нашем сайте находятся в закрытом доступе. Зарегистрируйтесь, чтобы получить доступ ко всем материалам и скачивать любые файлы. Файлы для скачивания доступны только зарегистрированным пользователям. Пройдите короткую регистрацию или войдите на сайт под своим логином. В любую организацию поступает множество входящих документов — письма, пресса, рекламные листовки и буклеты, и т. Чтобы работа с этими документами была эффективной, должна быть налажена система регистрации входящей корреспонденции, в которой каждому документу присваивается уникальный номер. Во-первых, регистрация поступившего документа подтверждает факт его получения организацией. Для этого полученному документу присваивают свой номер и вносят основные данные о нем в журнал регистрации.

Деловое письмо

Деловое письмо это ваш официальный представитель. Помимо содержание очень важно правильно оформить деловое письмо, как известно "встречают по одежке". Рассмотрим порядок оформления делового письма. Деловое письмо Business letter должно быть оформлено на официальном бланке организации.

Добрый день, Анна. Журналы входящей и исходящей корреспонденции обычно заводят на всю документацию, не только на письма.

Деловая корреспонденция или служебная переписка. Правила составления делового письма. Основным нормативным документом, который регламентирует правила оформления организационно-распорядительной документации в организации, в том числе деловых писем, является Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 6. Унифицированная система организационно-распорядительной документации.

Журнал регистрации входящих писем: как вести нумерацию и обнулить ее с нового года

.

ПОСМОТРИТЕ ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Входящие письма #11 - Бумажные письма

.

.

При регистрации письму присваиваются входящий или исходящий номер и дата. Письма в журнале (базе данных) нумеруются, начиная.

.

.

.

.

.

.

.

Комментарии 3
Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий

  1. Юрий

    Приставы нигде не зарегистрированы и от бандитов ничем не отличаются. Можно не пускать домой и вызвать полицию.

  2. Ростислава

    Куда звонить жаловаться, если в обменнике не хотят менять мелкие деньги?

  3. Кондратий

    Тарас ну ти і подставу робиш, за угон криміналка світить, а не проще піти в мрео і написати заяву про непригодність авто до експлуатації а номерні знаки і свідоцтво реєстрації втрачено, таким чином авто з вас знімають, а для покупця тоже гемор но не кримінал.

© 2018-2021 tyarlevo-club.ru